Tipps und Hilfen zur Durchführung der Projekte vor Ort
Vorbereitungen
Programm
- Empfohlene Länge von Führungen, Demos oder Vorträgen 30-45 min
- kurze Taktungen (z.B. stündlicher Rhythmus)
- Besucherfragen einplanen, fachkundiges Personal ansprechbar?
- Betreuung von Ausstellungen von 17-00 Uhr (wenn Zugang unbeschränkt ist)
- Führungen: Treffpunkt festlegen, Zeitplan aushängen, bei Andrang Teilnahmeregelung vorsehen
- hand outs zur Orientierung vor Ort, insbesondere bei möglichen Wartezeiten
- für Kinder geeignet? Falls ausdrücklich nicht, besonders kennzeichnen und ungehinderte Einblicke verhindern
- Aufführungen/Audio/Video: Aufführungsrechte bei bisher unveröffentlichtem Material klären
- GEMA-Gebühren werden pauschal abgeführt, erfasst werden tatsächliche Live-Aufführungen und Filme
Gebäude
- Zugang/Weg zum Haus beleuchtet und hindernisfrei? Gegebenenfalls ausschildern
- möglichst Haupteingang wählen (wg. Kosten der Ticketkontrolleure auf einen, max. zwei Zugänge beschränken)
- ausreichend große Räume wählen
- behindertengerechter Zugang?
- WC offen und gut erreichbar?
Personal / Mitarbeiter
- Unbeteiligte Mitarbeiter frühzeitig von der LN informieren
- Abendpersonal frühzeitig einteilen
- zusätzliches Personal notwendig? (z.B. Aufsicht, Ordner, Toilette)
- evtl. Telefonlisten austeilen (intern, aber auch Taxi, Feuerwehr, etc.)
- Catering für Besucher/Mitarbeiter?
- günstiger Ticket-VVK (7 Einzel- und 18 Familienticket) am Kiosk im Foyer der Mensa II
Wichtiges für den Veranstaltungsabend am 10. Mai 2014, 17-00 Uhr
Gebäude
- wenn Abendkassenstandort: möglichst am Haupteingang bitte einen Tisch mit Stuhl bereitstellen
- Kontrolleure in räumliche und personelle Struktur des Hauses einweisen
- nicht zu betretende Räume / Labore / Treppenhäuser / Fahrstühle etc. kennzeichnen bzw. absperren
- Räume und Gegenstände gegen Diebstahl sichern
- Brandschutz beachten, Position und Bedienung des Feuerlöscher kennen
- Gefahrenstellen wie Stromkabel sichern bzw. entfernen, Stolperfallen vermeiden
- Mülleimer aufstellen, Aschenbecher vor dem Gebäude (Rauchverbot beachten)
- WC: ausreichend Toilettenpapier, Handtücher, etc. (wird i.d.R. zentral organisiert)
- falls Garderobe vorgesehen, Bewachung? Sonst Schild "...keine Haftung..." empfehlenswert
- Kinderbetreuung vorgesehen bzw. notwendig?
- Wetterfestigkeit: bei Außenveranstaltungen Alternativen im Fall von Windböen oder Regen notwendig?
Beschilderungen
- Ein-/Ausgang sowie Notausgänge
- Informationen zu Projekten und Ablauf
- evtl. Presse
- Ausstellungsräume etc.
- Catering (Ort und ggf. Preise)
- Treffpunkt bei Führungen
- Nichtraucherschilder, WC Damen / Herren, ggf. Fotografierverbot
Information / Presse
- evtl. Informations-/Auskunftspersonal; ggf. Material an Stand der Pressestelle (vor Rostlaube)
- Tisch/Display für Info-Material (Hausbroschüren, Programmheft, Telefonnummern von Taxi, FW, Polizei ..)
- Ansprechpartner für Pressevertreter im Vorfeld bestimmen (allg. PR, Interviewpartner etc.)
- Give-aways, Merchandising?
Diese Seite ist unter dem Menüpunkt Downloads als PDF abrufbar. Dort findet sich auch eine Zusammenstellung der früheren PR-Agentur congressa zu diesem Thema, die für den Gesamtauftritt eines Standortes (hier die Freie Universität Berlin) zu verstehen ist.